Laika vadības prasmes

Kādas tās ir, kā tās uzlabot un piemēri?

Vai jums kādreiz ir bijusi sajūta, ka dienā nav pietiekami daudz stundu, lai paveiktu visu nepieciešamo? Ja tā - iespējams, jūs vienkārši nepareizi izmantojat savu laiku. Un diemžēl tas var sagraut visu jūsu sniegumu. Patiesībā bez laika plānošanas prasmēm visas pārējās prasmes ir bezjēdzīgas. Nav svarīgi, vai esat vislabākais sava darba veicējs - ja jūs nespēsiet efektīvi pārvaldīt savu laiku, jūs prokrastinēsiet, nokavēsiet termiņus un nesasniegsiet mērķus.

Laika plānošanas prasmju uzlabošana var palīdzēt pārvarēt visas šīs grūtības un ļaut jums strādāt produktīvāk un efektīvāk, palielinot savu sniegumu un rezultātus. Šajā rakstā mēs padziļināti aplūkosim laika vadības prasmes: kas tās ir, kāpēc tās ir svarīgas un kā tās uzlabot. Tiek sniegti arī daži paņēmieni un rīki vieglākai laika vadībai.

Kas ir laika vadības prasmes? Definīcija un skaidrojums

Laika plānošanas prasmes ir spēja efektīvi izmantot savu laiku. Tā ir kompleksa prasme, kas ietver vairākas citas "mīkstās" prasmes, piemēram, spēju noteikt prioritātes, plānot, plānot un organizēt uzdevumus un mērķus.

Laika vadība ir pārnesama prasme, kas nozīmē, ka tā ir būtiska prasme visās nozarēs un amatos. Tā ir arī stūrakmens, kas ir ļoti svarīgs, lai visas pārējās prasmes spētu izcelties. Tāpēc spēja labi pārvaldīt laiku ir pusceļā uz produktivitātes un vispārējās veiktspējas palielināšanu.

Saraksts ar 7 ieguvumiem, attīstot laika vadības prasmes

Laba laika plānošana nozīmē, ka jūs paveiksiet vairāk īsākā laikā. Šeit ir saraksts ar ieguvumiem, ko sniedz gudra sava dārgā laika izmantošana:

  1. Novērš vilcināšanos
  2. Labāka efektivitāte
  3. Palielina produktivitāti
  4. Samazina stresa līmeni
  5. Paaugstina veiktspēju
  6. Ātrāka mērķu sasniegšana
  7. Labāks līdzsvars starp darbu un privāto dzīvi

8 svarīgākās laika vadības prasmes

Laika plānošana ietver daudzveidīgu prasmju kopumu, kas palīdz efektīvāk izmantot laiku un palielināt produktivitāti.

Dažas no svarīgākajām laika plānošanas prasmēm ir:

  1. organizēt savu darbu
  2. efektīvi plānot darbu
  3. sakārtot prioritātes
  4. noteikt mērķus
  5. atklāti sazināties
  6. Plānojiet uz priekšu
  7. Deleģējiet uzdevumus
  8. pārvaldīt stresu

Organizēties pārvietošana

Labas organizēšanas prasmes nodrošina, ka jūs nezaudējat savu grafiku. Piemēram, dienas vai nedēļas uzdevumu saraksta sastādīšana var palīdzēt jums labāk pārvaldīt savu laiku. Arī darba telpas sakārtošana var palīdzēt samazināt traucējošos faktorus un veicināt skaidru, asu prātu, lai darbs būtu efektīvāks. Turklāt piezīmju un atgādinājumu pierakstīšana nodrošina, ka jūs neaizmirsīsiet pat vissvarīgākās detaļas.

Efektīvi plānot

Ļoti noderīga var būt grafiku grāmata, kurā varat atzīmēt katru tikšanos, sanāksmi un termiņu, īpaši, ja mēdzat aizmirst. Ja visi šie plāni ir pierakstīti vienā sakārtotā grāmatā, tas var novērst pārplānošanu vai saistību pārklāšanos. Laika grafika ievērošana var palīdzēt jums paveikt lietas laicīgi un nepalaist garām nevienu svarīgu notikumu.

Sakārtot prioritātes

Prioritāšu noteikšana ir būtiska spēja izlemt, kuri uzdevumi ir jāizdara pēc iespējas ātrāk, bet kuri nav tik svarīgi un kurus var paveikt vēlāk vai pat atmest. Prioritāšu noteikšanas prasmes nozīmē, ka esat saprātīgs, lai precīzi piešķirtu prioritāti tiem uzdevumiem, kuriem jāpievērš uzmanība nekavējoties. Tādi rīki kā Prioritāšu matrica var palīdzēt jums noteikt secību, kādā jums vajadzētu veikt uzdevumus, atkarībā no to svarīguma pakāpes un steidzamības.

Uzstādīt cēlējumus

Spēja izvirzīt reālistiskus īstermiņa un ilgtermiņa mērķus var palielināt motivāciju. Mērķi sniedz jums skaidru priekšstatu par to, ko vēlaties sasniegt un kas jums jādara, lai to sasniegtu.

Turklāt ir būtiski noteikt pašnoteiktu vai ārēju termiņu minēto mērķu sasniegšanai, jo īpaši, ja jums ir tendence atlikt darbu. Lai atvieglotu mērķu izvirzīšanu, varat izmantot SMART mnemoniku, kas apzīmē specifisku, izmērāmu, sasniedzamu, sasniedzamu, atbilstošu un ierobežotu laikā.

Atklāti sazinieties

Saziņa ir svarīga laika plānošanas prasme, jo spēja sazināties ar kolēģiem ļauj efektīvi deleģēt uzdevumus un noteikt skaidrus mērķus. Turklāt pastāvīga un atklāta saziņa var novērst konfliktus un līdz ar to uzlabot produktivitāti darba vietā.

Plānojiet uz priekšu

Plānošanas prasmes ļauj domāt uz priekšu, iztēloties iespējamos rezultātus un attiecīgi sagatavoties. Spēja plānot dienu vai nedēļu var palīdzēt gūt skaidru priekšstatu par saviem mērķiem, kā arī nepieciešamajiem soļiem to sasniegšanai. Plānu veidošana ilgtermiņā var ietaupīt jūsu laiku un uzlabot jūsu sniegumu.

Delegāta uzdevumi

Ja esat vadītājs vai komandas vadītājs, prasme efektīvi deleģēt uzdevumus ir nepieciešama prasme. Lielu, laikietilpīgu darbu sadalīšana mazākos uzdevumos, kurus var deleģēt, nozīmē daudz efektīvāku un produktīvāku darbu. Tas ne tikai ietaupīs jūsu laiku un enerģiju, bet arī dos labākus rezultātus, ja konkrēti uzdevumi tiks deleģēti darbiniekiem, kas ir jomas eksperti.

Stresa valdīšana

Sajūta, ka visam nav laika, vai arī pārmērīgs darba laiks, lai visu paveiktu, var radīt milzīgu stresu.  Stresu darbavietā var izraisīt arī bailes no tā, ka darbs netiks paveikts pareizi, kas ir saistīts ar prokrastināciju.

Protams, šādu uzdevumu atlikšana tikai vēl vairāk palielina stresu, jo jūs pat varat tos nepabeigt laikus un galu galā jums būs nepieciešams pagarināt termiņu. Vislabāk ir atrast piemērotus pārvarēšanas mehānismus, kas palīdz veselīgi tikt galā ar stresu.

Kāpēc ir svarīgas laika vadības prasmes

Neatkarīgi no tā, vai esat individuāls darbinieks vai strādājat kopā ar komandu, labs laika menedžeris ir ļoti svarīgs, lai darbs būtu efektīvs un produktīvs un dotu vislabākos rezultātus. Laba laika plānošana var izšķirt darba rezultātus. Mērķtiecīgi un plūstoši veikt darbu, nevis panikā pārslēgties starp uzdevumiem, domājot, kā jūs tos visus paveiksiet laikā.

Tāpēc darbs pie laika plānošanas prasmju attīstīšanas ir būtisks darbs tiem, kas vēlas paplašināt savu prasmju klāstu darbavietā un kļūt par labākiem profesionāļiem neatkarīgi no jomas.

Kā attīstīt laika vadības prasmes?

Laika plānošanas prasmes, tāpat kā jebkura cita veida prasmes, nav iespējams attīstīt vienas nakts laikā. Tas prasa apzinātas iekšējas pūles, jo īpaši, ja runa ir par izpratni par īpašā resursa, ko mēs cenšamies pārvaldīt, - laika - būtību.

Kā abstraktu jēdzienu to var būt grūti konceptualizēt. Tomēr Einšteins mums iemācīja, ka laiks ir relatīvs, un tas, cik ātri tas paiet, ir atkarīgs no cilvēka skatījuma uz to. Šī laika perspektīva nav statiska, bet gan veidojas mūsu cilvēciskās pieredzes ietekmē.

Paturot to prātā, šeit ir aprakstītas trīs spējas, kas ir būtiskas laika vadības prasmju attīstīšanai:

  • Laika apzināšanās: apzināties, ka laiks ir ierobežots un tāpēc ir vērtīgs resurss, kuru nevajadzētu izšķiest.
  • Laika plānošana: prasme plānot, plānot uzdevumus un izvirzīt mērķus, kas ir atbilstoši laika grafikam.
  • Pielāgošanās laikam: pielāgošanās laika ritējumam, mainot prioritātes, pagarinot termiņus vai no jauna nosakot mērķus.

Kā uzlabot laika vadības prasmes 5 soļos

Tagad, kad jums ir skaidrāka izpratne par laika jēdzienu, piedāvājam 5 vienkāršus soļus, kā uzlabot savas laika vadības prasmes:

Izstrādīt dienesgrāmatu

Populārs pirmais solis, lai sāktu uzlabot laika plānošanu, ir jebkura veida darba kārtības sastādīšana. Dienasgrāmata, grafiks vai plānotājs - neatkarīgi no tā, kas vislabāk atbilst jūsu personīgajām vēlmēm. Daži cilvēki dod priekšroku ikdienas plānošanai, bet citi dod priekšroku plānošanai visai nedēļai.

Pēc tam atliek tikai iepazīties ar savu plānu, tikšanos un termiņu pierakstīšanu, līdz tas kļūst par izveidojušos ieradumu.

Sāciet dienu agri

Kurš gan nemīl gulēt mājās? Acīmredzot miljardieri - saskaņā ar Sleepopolis datiem daži no pasaules veiksmīgākajiem cilvēkiem ceļas jau četros no rīta. Tomēr lielākā daļa no viņiem joprojām guļ vismaz 6-8 stundas dienā.

Tas māca mums noteikt miega prioritāti (atpūtai ir izšķiroša nozīme produktivitātes nodrošināšanā), taču arī šie agrie rīti var būt visproduktīvākais dienas laiks. Nobeigumā, iestatiet modinātāju uz mazliet agrāku laiku.

Noteikt mērķus un termiņus

Ir pierādīts, ka mērķu izvirzīšana paaugstina motivāciju un nodrošina mērķtiecību. Skaidri un laikā noteikti mērķi palīdzēs jums gudrāk pārvaldīt savu laiku un būt produktīvākiem. Tāpat reālistiska termiņa noteikšana, kas jums jāievēro, var palīdzēt jums koncentrēties uz uzdevumu, jo jūs zināt, ka tas ir jāizpilda līdz minētajam datumam. Būtībā saistību uzņemšanās nodrošina, ka jūs veicat savu darbu līdz galam.

Izlaidiet daudzuzdevumu veikšanu

Ja steidzaties, var būt kārdinoši veikt vairākus uzdevumus, taču izvairieties no tā. Daudzuzdevumu veikšana var šķist labs paņēmiens, lai ietaupītu laiku, taču patiesībā tā noved pie sliktiem rezultātiem. Ir grūti koncentrēties uz vairāk nekā vienu lietu vienlaicīgi un joprojām paveikt kvalitatīvu darbu. Arī ilgtermiņā tas vienkārši nav ilgtspējīgi, jo var izraisīt garīgās veselības problēmas, piemēram, stresu un izdegšanu.

Izbeigt kavēšanos

Ja jums ir neproduktīvs ieradums atlikt nepatīkamus vai sarežģītus uzdevumus, ir pienācis laiks to pārtraukt. Prokrastinēšana izraisa zemāku produktivitāti ne tikai tāpēc, ka jūs izšķērdējat laiku un enerģijas līmeni, bet arī tāpēc, ka parasti tie uzdevumi, no kuriem izvairāties, ir vissvarīgākie un kuri būtu jāizdara vispirms.

4 vissvarīgākās laika vadības prasmes vadītājiem

Vadītāji ir atbildīgi par savu darbinieku vadīšanu, pildot viņiem uzticētās funkcijas un uzdevumus. Viņi uzrauga, vada un pārliecinās, ka visi veic savu darbu pareizi. Tāpēc būt labam laika vadītājam ir nepieciešama prasme vadītājiem, jo viņu darbs to prasa:

deleģēt un izmantot ārpakalpojumus

Vadītājiem jāspēj efektīvi deleģēt uzdevumus atbilstoši katra darbinieka vai komandas locekļa prasmēm un zināšanām. Tāpat vadītājiem ir svarīgi noteikt skaidrus un atbilstošus darba nodošanas termiņus. Turklāt, lai ietaupītu laiku, viņi var arī izmantot ārpakalpojumus, ja tas ir nepieciešams.

Nosakiet uzņēmējdarbības mērķus

Izaicinošu, bet reālistisku mērķu izvirzīšana darbiniekiem var palīdzēt viņiem saglabāt motivāciju un strādāt labāk. Vadītāju ziņā ir definēt šos mērķus un noteikt to sasniegšanas termiņus. Attiecīgi savlaicīga mērķu noteikšana nāk līdz ar spēju noteikt svarīgu uzdevumu prioritātes.

Skaidra saziņa

Spēcīga komunikācija vadībā nozīmē skaidru un kodolīgu norādījumu sniegšanu, dalīšanos svarīgā informācijā un konstruktīvas atgriezeniskās saites sniegšanu. Tas ļauj izvairīties no pārpratumiem, nodrošinot, ka darbs norit raitāk un laiks tiek pavadīts produktīvāk.

Plānojiet visu

Vadītāji ir atbildīgi ne tikai par savu grafiku, bet bieži vien arī par ikviena darbinieka grafiku. Viņiem jāspēj efektīvi deleģēt uzdevumus ideālā laikā un koordinēt visus uzdevumus, kas jāveic vienlaicīgi.

4 padomi labākai laika vadībai studentiem

Labas laika plānošanas prasmes ir svarīgas studentiem, jo tās var palīdzēt strukturēt mācības un uzlabot mācīšanos. Šeit ir sniegti daži padomi studentiem, kā labāk pārvaldīt laiku:

Izveidojiet rutīnu

Starp mācību grāmatām, mājasdarbiem un uzdevumiem var šķist, ka visam nepietiek laika. Tāpēc skolēniem ir ļoti svarīgi izveidot mācību rutīnu un konsekventus mācīšanās paradumus - tas palīdz jums sakārtot un koncentrēties.

Dari biežus pārtraukumus

Jūtaties noguris, nesakoncentrējies vai bez motivācijas? Iespējams, jums noderēs pārtraukumi. Iespējams, ka jūs neaizmirsīsiet informāciju, ja spiežot uz priekšu, pārvarēsiet nogurumu un izsīkumu.

Samaziniet traucējošos faktorus

Ir grūti būt produktīvam, ja jūs viegli novēršat uzmanību un atkārtoti zaudējat koncentrēšanos. Jūs daudz ilgāk sēdēsiet pie rakstāmgalda un izniekosiet dienas stundas.

Atalgojiet sevi

Nelielu mērķu izvirzīšana un sevis apbalvošana par to sasniegšanu palīdz jums saglabāt motivāciju un konsekvenci mācību rutīnā. Apbalvošanas sistēmas ieviešana var novērst jūsu kavēšanos un rosināt jūs ar aizrautību mācīties.

7 labākās laika vadības metodes un rīki

1. Šķirošanas tehnika

Izmantojiet šo stratēģiju, lai precīzi noteiktu attiecīgo uzdevumu prioritātes. Tā darbojas, sakārtojot uzdevumu sarakstu trīs dažādās kategorijās: steidzami, svarīgi un nesvarīgi uzdevumi. Steidzami uzdevumi ir tie, kuriem nepieciešama tūlītēja rīcība un kuri jāizpilda vispirms. Tad svarīgi, bet ne steidzami uzdevumi, un visbeidzot mazvērtīgi uzdevumi.

2. Laika bloķēšana

Laika bloķēšana palīdz jums plānot un plānot. Tas nozīmē, ka jūs plānojat visu dienu uz priekšu, rezervējot konkrētu laika daudzumu katram uzdevumam no jūsu darāmo darbu saraksta (piemēram, iztukšojiet savu e-pasta pastkasti no plkst. 09:45 līdz 10:30). Šī metode palīdz jums strukturēt un organizēt darbu, vienlaikus novēršot daudzuzdevumu veikšanu.

3. Laika grafiku veidošana

Līdzīgi kā laika bloķēšana, arī timeboxing var palīdzēt jums plānot noteiktu projektu vai darbu. Viss, kas jums jādara, ir jāsadala jūsu grafiks atsevišķās laika vienībās (timebox), no kurām katra ir paredzēta noteikta uzdevuma veikšanai. Tas palīdz veidot izpratni par uzdevumu/laika attiecībām, kas galu galā var uzlabot pašdisciplīnu.

4. Uzdevumu automatizācija

Mūsdienu laikmetā, kurā mēs dzīvojam, uzdevumu automatizācija var palīdzēt jums ietaupīt laiku un enerģiju. Tā attiecas uz programmatūras izmantošanu, lai veiktu atkārtotus uzdevumus, sākot no vienkāršiem līdz sarežģītiem. Uzdevumu automatizācija nodrošina mazāku roku darbu skaitu un nodrošina efektīvākus procesus. Tādējādi tas ir lielisks rīks produktivitātes palielināšanai.

5. Autofokuss

Autofokusa metode sākas ar piezīmju bloka līmlapas, kurā jūs pierakstāt sarakstu ar uzdevumiem, kas jums ir jāizpilda. Pēc tam vienkārši izlasiet sarakstu un sāciet ar uzdevumu, kas jums visvairāk izceļas. Ļaujot jūsu prātam zemapziņā izvēlēties, kuru uzdevumu darīsiet vispirms, tas nozīmē, ka esat iekšēji vairāk motivēts veikt šo konkrēto uzdevumu.

6. Agile sistēma

Agile projektu vadība ir elastīga metode, kas ļauj sadalīt sarežģītu projektu vienkāršos posmos. Katrā posmā notiek nepārtraukts piegādes un atgriezeniskās saites process. Viens no svarīgākajiem šīs tehnikas aspektiem ir sadarbība ar klientu, kas ļauj sasniegt rezultātus, kuri ir ļoti pielāgoti klienta specifiskajām vajadzībām.

7. 10 minūšu uzdevums

Šī tehnika nosaka, ka katrs uzdevums jūsu darbu sarakstā ir jāizpilda atsevišķos laika sprīdīšos, kas nepārsniedz 10 minūtes. Ja kāds uzdevums aizņem vairāk laika, nekā šis laika rāmis, tad jums tas jāsadala mazākos uzdevumos. Tas ir lielisks veids, kā sprintēt no uzdevuma uz uzdevumu, ja jums trūkst laika.

Kā izcelt laika vadības prasmes CV

Laika plānošanas prasmes ir viena no darba devēju vispieprasītākajām īpašībām. Tāpat kā jebkuru citu "mīksto" prasmju gadījumā, ir svarīgi zināt, kā tās veiksmīgi aprakstīt un izcelt savā CV. Spēja pārvērst visas savas prasmes labi sakārtotā CV var būtiski ietekmēt jūsu darbā pieņemšanas iespējas, piesakoties uz jaunu darbu.

Lūk, dažas galvenās frāzes, ko varat iekļaut savā CV un kas uzsver jūsu spēcīgās laika plānošanas prasmes:

"Esmu prasmīgs laika plānotājs un spēju pastāvīgi ievērot noteiktos termiņus".

"Esmu precīzs un uzticams, lai savlaicīgi ierastos uz sanāksmēm."

"Es spēju ātri pabeigt lielāko daļu projektu un uzdevumu, pateicoties savām prioritāšu noteikšanas prasmēm."

"Es spēju saglabāt koncentrēšanos un labi strādāt pat īsā laika ierobežojumā."

Kā atbildēt uz jautājumiem par laika plānošanu darba intervijā

Darba intervija ir augsta spiediena situācija, kas var radīt lielu satraukumu. Viens vienkāršs triks, kā izvairīties no nervozitātes uz darba interviju, ir doties uz to labi sagatavoties. Un, kad runa ir par jautājumiem, kas saistīti ar laika vadību, jūsu labākā iespēja ir pierādīt, ka esat prasmīgs laika menedžeris. Sagatavojieties, domājot par reāliem piemēriem no pagātnes, kad jums nācās izmantot savas laika plānošanas prasmes, lai gūtu panākumus vai pārvarētu kādu problēmu. Sniedzot detalizētu aprakstu par to, kā jūs pārvaldījāt šo situāciju un kādas laika vadības prasmes izmantojāt, jūs parādīsiet personāla atlases speciālistiem, ka jums patiešām ir šīs prasmes.

Biežāk uzdotie jautājumi par laika vadības prasmēm

Kādas ir svarīgākās laika plānošanas prasmes?

Laika plānošana ir sarežģīta prasme, kas sastāv no vairākām dažādām prasmēm. Dažas no svarīgākajām laika plānošanas prasmēm, kas var palīdzēt efektīvāk pārvaldīt laiku, ir organizēšana, efektīva laika plānošana, prioritāšu noteikšana, mērķu izvirzīšana, komunikācija, plānošana, deleģēšana un stresa pārvaldība.

Kā jūs varat labāk pārvaldīt laiku?

Ir daudz veidu, kā jūs varat uzlabot savas laika vadības prasmes. Viens no tiem ir uzlabot savu izpratni par laiku, kā arī saprast, ka laiks ir ierobežots un vērtīgs resurss, ko nedrīkst izšķiest.

Vēl vienkāršāk, jūs varat savā darbā apstiprināt dažas metodes un rīkus, kas var ievērojami uzlabot jūsu laika pārvaldību. Kā piemērus var minēt, piemēram, laika uzskaiti, autofokusu, uzdevumu automatizāciju un triāžas tehniku.

Kāpēc laba laika pārvaldība ir svarīga produktivitātei? Labs laika pārvaldnieks var palielināt darba efektivitāti un produktivitāti. Tas ir tāpēc, ka, labāk strukturējot un organizējot savu darbu, jūs varat ietaupīt laiku un enerģiju. Rezultātā jūs paveicat vairāk darba ar labāku kvalitāti un praktiski ar tādām pašām pūlēm.

Saistītie raksti

Līderības prasmes – 10 svarīgākās prasmes darba vietā, lai gūtu panākumus

Būt vadītājam nav viegls uzdevums. Ir ārkārtīgi grūti vadīt cilvēkus, ja nespēj vadīt pat sevi. Lai kļūtu par labāko līderi, ir jābūt labām līdera prasmēm ...

LASĪT VAIRĀK

Laika vadības prasmes

Kādas tās ir, kā tās uzlabot un piemēri?

Vai jums kādreiz ir bijusi sajūta, ka dienā nav pietieka ...

LASĪT VAIRĀK

Komandas efektivitāte: Teorija, modeļi, faktori un piemēri

Vai jūs saprotat komandas efektivitātes vērtību mūsdienu straujajā pasaulē? Ja kādreiz esat bijis komandas dalībnieks, pastāv liela iespēja, ka jūsu atbilde ir poz ...

LASĪT VAIRĀK